Gemeenten verbeteren hun dienstverlening door 24/7 toegankelijkheid zonder fysieke tussenkomst, mogelijk gemaakt door het Telloport-systeem. Burgers kunnen nu documenten en materialen ophalen of terugbrengen wanneer het hen uitkomt, buiten de gebruikelijke openingstijden. Deze aanpak verkort de doorlooptijden aanzienlijk en verhoogt de veiligheid met diverse identificatiemethoden.
Om de service naar de burgers te verbeteren waren gemeenten op zoek naar oplossingen om de dienstverlening op elk moment van de dag toegankelijk te maken. 24/7-dienstverlening aan al zijn burgers, verenigingen, bedrijven, ondernemers, scholen en organisaties Het doel? 24 op 7 toegang tot gemeentelijke faciliteiten garanderen, zonder dat daarbij een fysieke tussenkomst van het gemeentepersoneel nodig is.
Om een identiteitskaart, rijbewijs of andere documenten op te halen, moet men naar het gemeentehuis of een ander gemeentelijk contactpunt. Wil men verkeersborden lenen, gemeentelijke feestmaterialen of zalen huren, dan moet je een afspraak maken om de sleutels of materialen op te halen. Dankzij de introductie van 24/7-dienstverlening behoren die bezoeken en afspraken tot het verleden.
De gemeente Aalter nam hier als één van de eerste het voortouw om deze visie om te zetten in de realiteit. Gebruikmakend van het Telloport Ecosysteem en een integratie met bestaande software systemen, operationele processen en een integratie met Itsme werd een Telloport distriSPOT oplossing geïmplementeerd die uniek en innovatief is binnen de sector.
De Telloport oplossing geeft heel wat voordelen zowel voor de gemeentelijke diensten als voor de burgers.
Burgers kunnen de materialen afhalen of terugbrengen op het moment dat hen het beste past zonder dat ze hiervoor een afspraak moeten maken binnen de openingstijden van de gemeentediensten. Uit de analyse van de blijkt dat 80% van de gebruikers de Telloport distriSPOT oplossing gebruikte buiten de openingstijden.
Bovendien krijgen burgers die een document aanvragen dit veel sneller in handen. De doorlooptijd – vanaf het document klaarligt tot de effectieve ophaling – blijkt 82% korter te zijn dan wanneer het document fysiek in het gemeentehuis wordt opgehaald.
Om de veiligheid te garanderen kunnen gebruikers zich op 3 verschillende manieren identificeren:
- Voor de persoonsgebonden documenten, zoals voorlopig rijbewijs, eerste internationaal paspoort: is er een integratie met itsme®
- voor de niet-persoonsgebonden zaken, zoals sleutels van zalen, gemeentebonnen, verkeersborden, feestmateriaal of andere materialen: ontvangen de gebruikers een unieke digitale sleutel, PIN-code of QR-Code
Om inclusiviteit te garanderen, is de oplossing uitgerust met luidsprekers en instructies in drie talen (NL/FR/EN), aangevuld met visuele hulpmiddelen, zoals duidelijke kleurverschillen. Zo is de slimme automaat toegankelijk voor mensen met een auditieve of visuele beperking. Om de toegankelijkheid te verzekeren, werd het project onderworpen aan een e-inclusie onderzoek.
Het Telloport ecosysteem is modulair opgebouwd waardoor de gemeente op termijn makkelijk kan verder bouwen op de bestaande oplossing om zo zijn 24/7 dienstverlening verder uit te breiden.
Gezien het succes van de oplossing plant Aalter het assortiment met aangeboden producten en diensten uit te breiden en zijn er plannen om Telloport oplossing in elke deelkern van de gemeente te installeren om zo de reistijd voor gebruikers nog te verminderen.
Externe linken:
https://www.vrt.be/vrtnws/nl/2023/07/07/proefproject-in-aalter-haal-je-identiteitskaart-of-internationa/
https://www.hln.be/video/productie/distrispot-aalter-386808
